Política de privacidad

La sociedad Circular Factoring S.A.S en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, es responsable del tratamiento de sus datos personales.

Los datos personales que Circular Factoring S.A.S, solicita serán utilizados para los siguientes fines: 

• Prestación de los servicios ofrecidos por Circular Factoring S.A.S. 
• Ejecución de los contratos suscritos con Circular Factoring S.A.S. 
• Servicio al cliente y mercadeo.  
• Envío de información relacionada con novedades, promociones y temas de interés para los clientes de Circular Factoring S.A.S.  
• Envío de información relacionada con la relación contractual.   
• Registro de información estadística de clientes de Circular Factoring S.A.S.  
• Registro de información de proveedores y contratistas.   
• Registro de información de los empleados de contratistas que prestan servicios en las empresas de los clientes y/o proveedores de Circular Factoring S.A.S.  
• Estadísticas contractuales y de servicios ofrecidos o prestados.   
• Comunicación, consolidación, organización, actualización, control, acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, interacción, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores, contratistas y sus empleados con Circular Factoring S.A.S.  
• Ejecución del contrato de trabajo correspondiente.   
• Dar cumplimiento a las obligaciones que se deriven de la relación comercial, tales como, realizar todos los trámites necesarios, ante las autoridades, tales como, realizar los trámites ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales–DIAN, o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable.   
• Para notificar a familiares, a la línea de atención 123 y cualquier servicio de atención prioritaria en caso de emergencias durante su estancia en las instalaciones de Circular Factoring S.A.S.  
• Comunicación en general, registro, capacitaciones, autorizaciones y para la gestión de las actividades o actuaciones en las cuales se relacionan los empleados y sus familiares con Circular Factoring S.A.S.  
• Comunicación, registro, archivo, organización, tramitación y gestión de las actuaciones, estrategias, y actividades en las que se vinculan los accionistas de Circular Factoring S.A.S.  
• Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los Titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.   
• Investigar, verificar y validar la información suministrada por los Titulares, con cualquier información de la que Circular Factoring S.A.S. legítimamente disponga.  
• Gestión del Talento Humano vinculado a Circular Factoring S.A.S. El Tratamiento de los datos se realizará para la vinculación, desempeño de funciones o prestación de servicios, retiro o terminación, dependiendo del tipo de relación jurídica establecida con Circular Factoring S.A.S. (incluye, entre otros, funcionarios, exfuncionarios, practicantes y aspirantes a cargos).
• Mantener comunicación física o electrónica con sus clientes, proveedores, accionistas, contratistas, empleados y exempleados, entre otros, incluyendo el envío de la información relacionada con el contrato celebrado entre las partes. Así como el envío de información sobre otros servicios, productos o bienes adquiridos por Circular Factoring S.A.S.
• Como elemento de análisis en etapas pre-contractuales, contractuales y post contractuales para establecer y/o mantener cualquier relación contractual, incluyendo como parte de ello, los siguientes propósitos: i Actualizar bases de datos y tramitar la apertura y/o vinculación de productos y/o servicios ii. Evaluar riesgos derivados de la relación contractual potencial, vigente o concluida, iii. Realizar, validar, autorizar o verificar transacciones incluyendo, cuando sea requerido para el efecto, la consulta y reproducción por parte de Circular Factoring S.A.S., de datos sensibles tales como la huella, imagen o voz, todo de conformidad con lo establecido en este documento y en la respectiva autorización. iv. Obtener conocimiento del perfil comercial o transaccional del titular, que permita definir los productos que se acomodan a sus necesidades, gustos y preferencias, para el nacimiento, modificación (refinanciación, novación), celebración y/o extinción de obligaciones directas, contingentes o indirectas, el incumplimiento de las obligaciones que adquiera con Circular Factoring S.A.S. o con cualquier tercero, así como novedades en relación con tales obligaciones, hábitos de pago y comportamiento crediticio con Circular Factoring S.A.S. y/o terceros. v. Conocer el estado de las operaciones vigentes activas o pasivas o de cualquier naturaleza o las que en el futuro llegue a celebrar con Circular Factoring S.A.S., con otras entidades financieras o comerciales, con operadores de información o administradores de bases de datos u otra entidad similar que en un futuro se establezca y que tenga por objeto cualquiera de las anteriores actividades. vi. Conocer información del titular sobre manejo de cuentas corrientes, ahorros, depósitos, tarjetas de crédito, comportamiento comercial, laboral y demás productos o servicios y, en general, del cumplimiento y manejo de créditos y obligaciones, cualquiera que sea su naturaleza. Esta autorización comprende información referente al manejo, estado, cumplimiento de las relaciones, contratos y servicios, hábitos de pago, obligaciones y las deudas vigentes, vencidas sin cancelar, procesos, o la utilización indebida de servicios financieros vii. Ejercer los derechos de Circular Factoring S.A.S., incluyendo los referentes a actividades de cobranza judicial y extrajudicial y las gestiones conexas para obtener el pago de las obligaciones a cargo del titular o de su empleador, si es del caso, y la reincorporación de la libranza cuando haya lugar a ella por cambio de empleador viii. Implementación de software y servicios tecnológicos, ix. Procesar y asegurar el cumplimiento y entrega de los productos y/o servicios adquiridos por el titular, x. Cumplir obligaciones comerciales en el marco de relaciones contractuales.
• Realizar operaciones de cesión y/o endoso y/o venta de productos y/o servicios ofrecidos por Circular Factoring S.A.S. entre los cuales se encuentra su cartera.
• Verificar las referencias personales y/o comerciales suministradas, sobre el manejo de las cuentas y/o productos que figuran a nombre del titular, así como a cualquier otro tipo de información sobre la transparencia y licitud de las actividades realizadas.

• • Grabar y escuchar únicamente en el momento que Circular Factoring S.A.S. lo requiera, las conversaciones del Titular de Datos Personales con Circular Factoring S.A.S. relacionadas con negocios, con el fin de que Circular Factoring S.A.S. tenga soporte y medio probatorio válido en cualquier proceso judicial, al igual que soporte de las operaciones realizadas.
  • Subcontratar a terceros para que procesen la información de sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y exempleados, entre otros, y/o para que realicen cualquier otra actividad requerida por Circular Factoring S.A.S. en relación con el contrato celebrado entre las partes.
  • Realizar ante los operadores de información (Experian, Transunion, centrales de riesgo y/o cualquier otra entidad que llegue a manejar bases de datos con los mismos objetivos) la consulta de la información crediticia, así como el reporte de la generación, modificación, extinción, cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones contraídas en favor de Circular Factoring S.A.S. y la utilización indebida de los productos y/o servicios prestados u ofrecidos por la entidad.
  • Realizar ante los operadores de información de Seguridad Social (Proveedores Tecnológicos de Facturación y Nómina Electrónica y/o cualquier otra entidad que llegue a manejar bases de datos con los mismos objetivos) pueda consultar, solicitar, suministrar, reportar, procesar, usar y en general dar un tratamiento a toda la información contenida en mi historia laboral dentro de la cual se encuentra vínculos laborales vigentes y no vigentes, índice base de cotización (IBC), datos de contacto, información de empleadores, situación pensional, fecha de nacimiento, fecha de afiliación, fecha de traslado, y demás información relacionada con mi situación laboral y empleador, relativa a mis ingresos y aportes obligatorios y/o voluntarios en salud, pensión, y cesantías de las entidades de seguridad social, fondos de pensiones o cesantías y/o otra entidad similar en que se encuentre afiliado, que reposa o sea administrada en el RAIS (Régimen de Ahorro individual con Solidaridad), la administrada por la Asociación Colombiana de Administradoras de Fondos de Pensiones (Asofondos de Colombia), Operadores de Información del PILA, aliados tecnológicos, Aportes en línea S.A., y demás operadores de información de seguridad social autorizados por el Ministerio de Salud y Protección Social y que formen parte del sistema de Seguridad Social, y a éstos a su vez para que le suministren a Circular Factoring S.A.S., por el medio que considere pertinente y seguro, mis datos personales relacionados con la afiliación y pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, tales como ingreso base de cotización y demás información relacionada con mi situación laboral y empleador, quienes podrán conocer dicha información cuantas veces lo requieran, mantenerla actualizada y en general tratarla, directamente o través de un encargado, con la finalidad de realizar los procesos de solicitud y aprobación de créditos, evaluación de riesgo crediticio, procesos de cobro que adelante directamente o a través de terceros autorizados y ofrecer y tramitar productos y servicios.
  • Validar información con las diferentes bases de datos de autoridades y/o entidades estatales y de terceros tales como la Registraduría Nacional del Estado Civil y sus aliados tecnológicos certificados, operadores de información y demás entidades que formen parte del Sistema de Seguridad Social Integral, empresas prestadoras de servicios públicos y de telefonía móvil, entre otras, para desarrollar las actividades propias del objeto social principal y conexo de Circular Factoring S.A.S. y/o cumplir con obligaciones legales.
  • Adelantar contactos con fines comerciales y promocionales ya sea sobre sus propios servicios y productos, o los de terceros con los que Circular Factoring S.A.S. tenga relaciones comerciales o alianzas, a través de correo, teléfono, celular, correo electrónico o cualquier otro medio conocido o por conocer, o para complementar, optimizar o profundizar el portafolio de productos y/o servicios actualmente ofrecidos
• Realizar actividades de gestión de cobro; entrega de extractos de obligaciones; aviso previo de reporte negativo a las centrales de riesgo o información financiera, el cual se efectuará, a más tardar 20 días después del aviso o notificación, ante el incumplimiento del pago de la obligación y la consiguiente rescisión del contrato de mutuo, sujetándose a lo previsto en la legislación sobre Habeas Data, a través de correo físico o electrónico, teléfono, celular, mensaje SMS o WhatsApp, o cualquier otro medio conocido o por conocer, en las obligaciones inferiores o iguales al (15 %) de un (1) salario mínimo legal mensual vigente, el dato negativo solo será reportado después de cumplirse con al menos dos comunicaciones en días diferentes. Y debe mediar entre la última comunicación y reporte, 20 días calendario; y para actualizar la información a través de diferentes actividades como lo son la consulta en bases de datos públicas, páginas de internet, redes sociales y referencias de terceras personas, en particular las personas que han servido de referencia para la utilización de los servicios de Circular Factoring S.A.S.
• Para la seguridad en instalaciones de Circular Factoring S.A.S., el Tratamiento se realizará para la vigilancia y seguridad de las personas, los bienes y sus mismas instalaciones.
• Para la seguridad en el acceso lógico Circular Factoring S.A.S., para la gestión de usuarios en las aplicaciones, desarrollos, plataformas web o en general cualquier solución tecnológica de o usada por Circular Factoring S.A.S., se recolectará información personal para la creación y administración de perfiles la cual será tratada de acuerdo con la presente política.
• Realizar la validación y verificación de identidad de clientes y usuarios, así como el perfilamiento de este, entre otros, a través de sistemas de inteligencia artificial (AI), para determinar el grado de riesgo para el otorgamiento de créditos y demás productos o servicios que ofrece o pueda llegar a ofrecer Circular Factoring S.A.S. El análisis del perfil será realizado en el momento de su solicitud, y también, en otras ocasiones y a través del tiempo, en los casos de que sea un cliente o si Circular Factoring S.A.S. no ha podido aceptar su solicitud anteriormente.  

Este análisis incluye, sin limitarse, a lo siguiente:

1. La consulta y reporte a listas restrictivas, listas de personas expuestas políticamente y a centrales de información, para la prevención y mitigación de lavado de activos, financiación de terrorismo, riesgos financieros y de suplantación y fraude.
2. La consulta, siempre que sea necesario, la información sobre tu historial crediticio e información de contacto, datos financieros e información relacionada con tu situación laboral a operadores de información y centrales de riesgo.

• Implementar estrategias de relacionamiento y/o segmentación con clientes, proveedores y otros terceros con los cuales Circular Factoring S.A.S. tenga relaciones contractuales o legales.
• Para otras finalidades, tales como análisis estadístico y de mercado; desarrollo y mejora de servicios y productos de Circular Factoring S.A.S., iniciativas comerciales y promocionales; actualización de datos; para llevar a cabo controles reglamentarios, dar cumplimiento a sus deberes legales, incluyendo dentro de éstos, aquellos referentes a la prevención de la evasión fiscal, lavado de activos y financiación del terrorismo u otros propósitos similares emitidas por autoridades competentes
• Otros fines establecidos en los Términos y Condiciones y en esta Política de Privacidad.

Circular Factoring S.A.S. podrá contratar con terceros localizados en Colombia o en el exterior, el procesamiento de la información de los clientes, proveedores, accionistas, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, y/o para que realicen cualquier otra actividad en relación a utilizar, obtener, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información de los clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, de Circular Factoring S.A.S. Ese proceso puede implicar la recolección, archivo, procesamiento, transferencia y/o transmisión de dicha información y datos personales con terceros, entre compañías vinculadas o relacionadas contractualmente con Circular Factoring S.A.S. tales como proveedores del servicio de call y contact center, proveedores del servicio de mensajería, empresas de cobranza y profesionales del derecho que colaboran con la entidad en la recuperación de su cartera, localizadas dentro o fuera de Colombia. En todo caso, esas entidades estarán igualmente sujetas a las mismas obligaciones de confidencialidad en el manejo de la información a que está sujeto Circular Factoring S.A.S. con las limitaciones legales impuestas por las leyes aplicables sobre la materia, en la jurisdicción donde ésta se recolecte, archive, procese o transmita.

Igualmente, con la aceptación de esta Política de Privacidad, los clientes, proveedores, accionistas, contratistas, empleados y exempleados, entre otros, declaran conocer que Circular Factoring S.A.S. puede suministrar esta información a entidades judiciales, o administrativas y entidades de gobierno que ejerzan funciones de control de su operación cuando medie requerimiento legal para ello. Igualmente acepta que podrá ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control.

En caso de que CIRCULAR FACTORING S.A.S. no se encuentre en capacidad de realizar el tratamiento por sus propios medios, podrá transferir los datos recopilados para que sean tratados por un tercero, previa notificación a los Titulares de los datos recopilados, el cual será el encargado del tratamiento y deberá garantizar condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información transferida para el tratamiento.  

Como titular de información tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales y, sólo en los casos en que sea procedente, a suprimirlos o revocar la autorización otorgada para su tratamiento, a través del envío de su petición al correo electrónico: circular@circularfactor.com.

Si requiere más información para conocer nuestra política de tratamiento de datos personales y los cambios sustanciales que se produzcan en ella y/o en nuestro Aviso de Privacidad, consulte el siguiente enlace:​ ​Política de tratamiento de datos